Полная занятость
Данные по вакансии
Профессия: Секретарь руководителя
График работы: Полный рабочий день
Тип занятости: Полная занятость
Количество рабочих мест: 1
От 19242 ₽ До 0 ₽
05-02-2024
Дополнитльная информация о вакансии:
- согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками. - согласование планов с планами и сроками работы руководителя. - подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя. - регистрация поступающих в приемную телефонных звонков. - перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя и сотрудникам. - организация личного приема посетителей руководителем.- установление порядка приема для различных категорий посетителей. - документальное оформление решений руководителя. - доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя. - координация деятельности по исполнению решений руководителя. - ведение текущего и предупредительного контроля по срокам. - проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок. - предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя. - обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями. - организация приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда. - организация оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими принадлежностями. - обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой. - составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки).- печать служебных документов и материалов. - размножение служебных документов. - контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа). - получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов.- проверка комплектности поступающих в приемную руководителя документов.- учет документов, поступающих на имя руководителя.- создание и ведение базы данных документов руководителя. - ведение информационно-справочной работы. - формирование и оформление дел постоянного, долговременного хранения. - подготовка и передача дел в архив организации. - информирование работников организации о решениях руководителя. - организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации. - оповещение работников о предстоящих мероприятиях. - организация встреч трудового коллектива с руководством.
Образование: Высшее
Опыт работы от: 1
Секретарь руководителя должен знать:
- принципы и правила планирования рабочего времени;
- методы постановки целей;
- правила проведения деловых переговоров;
- особенности оформления планировщика (на электроном и бумажном носителях);
- правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений;
- правила защиты конфиденциальной информации;
- деловой протокол;
- этику делового общения;
- правила организации приема посетителей;
- правила делового общения, делового этикета;
- правила организации приемов в офисе;
- правила сервировки чайного (кофейного) стола;
- правила ведения, подготовки и оформления протокола и документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия;
- общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения;
- принципы, способы информирования сотрудников;
- состав организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней;
- нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;
- правила документационного обеспечения деятельности организации;
- порядок работы с документами, схемы документооборота.